Ο Συμμετέχων θα πρέπει να έχει συλλάβει και δημιουργήσει την πρωτότυπη φωτογραφία εντός των τελευταίων 24 μηνών. Κανένα διακριτικό υπογραφής στούντιο ή όνομα φωτογράφου δε μπορεί να είναι ορατό, καθώς η αξιολόγηση γίνεται ανώνυμα. Κάθε εικόνα που καταχωρείται μπορεί να υποβληθεί σε μία μόνο κατηγορία. Η επεξεργασία της κάθε εικόνας πρέπει να έχει γίνει από τον συμμετέχοντα ή υπό την άμεση εποπτεία του. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε έναν καλλιτέχνη που ασχολείται με τα ψηφιακά μέσα για να ρετουσάρετε το έργο σας. Φωτογραφίες που λαμβάνονται σε ένα σεμινάριο ή υπό την καθοδήγηση του εκπαιδευτή δεν είναι επιλέξιμες για να καταχωρηθούν στον διαγωνισμό. Μόνο οι φωτογραφίες που λαμβάνονται από τον εκπαιδευτή μπορούν να καταχωρηθούν στην αντίστοιχη κατηγορία. Οι εικόνες πρέπει να έχουν δημιουργηθεί από μια λήψη (δεν επιτρέπεται πρόσθεση στοιχείων από άλλη φωτογραφία).
Τα μη-φωτογραφικά στοιχεία, όπως κείμενο, σχήματα, πλαίσια και μοτίβα επιτρέπονται μόνο στη κατηγορία Άλμπουμ.
Η διοργανώτρια αρχή του διαγωνισμού έχει το δικαίωμα να αποκλείσει ή να επανακατηγοριοποιήσει οποιαδήποτε καταχώρηση αν δεν πληρεί τις βασικές απαιτήσεις.
Η κριτική επιτροπή αποτελείται από αναγνωρισμένους φωτογράφους. Το πάνελ κριτών θα κρίνει τις φωτογραφίες, άλμπουμ και βίντεο και θα καθορίζεται ένας μέσος όρος βαθμολογίας. Μόλις έχει κριθεί μια καταχώρηση, η βαθμολογία για την συμμετοχή αυτή είναι οριστική. Μία καταχώρηση δεν μπορεί να κριθεί εκ νέου. Ο κριτής δεν μπορεί να κρίνει μια φωτογραφία στην οποία έχει εμπλακεί άμεσα στην ψηφιακή επεξεργασία της εικόνας. Ο κριτής μπορεί να κρίνει μια εικόνα της οποίας γνωρίζει τον δημιουργό, εφόσον είναι σε θέση να υποβάλει μια αμερόληπτη βαθμολογία. Ο κριτής δεν θα πρέπει να απέχει από την βαθμολόγηση μιας συμμετοχής όταν υποθέτει ότι γνωρίζει τον δημιουργό. Αλλά μπορεί να παραιτηθεί εάν θεωρεί ότι χρειάζεται, ώστε να δοθεί μια αμερόληπτη βαθμολογία.
Οι κριτές βαθμολογούν με άριστα το 100 και η αξιολόγηση γίνεται ως εξής:
Μετά το τέλος της αξιολόγησης επιλέγονται τα διακριθέντα (βαθμολογία άνω των 79) φωτογραφίες / άλμπουμ από κάθε κατηγορία και η καλύτερη συμμετοχή της κάθε κατηγορίας του διαγωνισμού.
Οι αποφάσεις των κριτών είναι τελικές και δεσμευτικές.
Οι νικητές της πρώτης, δεύτερης και τρίτης θέσης κάθε κατηγορίας κάθε διαγωνισμού θα ανακοινωθούν στα Shape n' Light Photo & Video Competition, στην τελετή που θα πραγματοποιηθεί την Κυριακή 1 Απριλίου 2018 στο εκθεσιακό κέντρο HELEXPO.
Με τη συμμετοχή στο Διαγωνισμό, ο συμμετέχων αντιπροσωπεύει, αναγνωρίζει και εγγυάται ότι η υποβληθείσα είσοδος είναι ένα πρωτότυπο έργο που δημιουργήθηκε αποκλειστικά από τον συμμετέχοντα, ότι η συμμετοχή δεν παραβιάζει τα πνευματικά δικαιώματα , τα εμπορικά σήματα, τα ηθικά δικαιώματα, τα δικαιώματα της ιδιωτικής ζωής / δημοσιότητα ή δικαιώματα πνευματικής ιδιοκτησίας οποιουδήποτε προσώπου ή οντότητας, και ότι κανένα άλλο μέρος δεν έχει κανένα δικαίωμα, τίτλο, αξίωση ή δικαίωμα στην φωτογραφία. Οι καταχωρήσεις που περιλαμβάνουν γλυπτά, αγάλματα, πίνακες ζωγραφικής και άλλα έργα τέχνης θα γίνονται δεκτές εφ’ όσον δεν συνιστούν παραβίαση πνευματικών δικαιωμάτων ή απάτης, υπό την προϋπόθεση ότι οι συμμετέχοντες πρέπει να είναι προετοιμασμένοι να παρέχουν μια μορφή άδειας. Κατά τη φωτογράφηση της εργασίας άλλων, αυτή θα πρέπει να είναι ως ένα αντικείμενο στο περιβάλλον του και όχι να γίνεται εστίαση σε αυτή.
Οι συμμετοχές δεν πρέπει να περιέχουν άσεμνο, προκλητικό, δυσφημιστικό, πορνογραφικό ή άλλο υλικό με ανάρμοστο ή ακατάλληλο περιεχόμενο. Συμμετοχές που κρίνονται ακατάλληλες θα αποκλειστούν. Αν η φωτογραφία περιέχει οποιοδήποτε υλικό ή στοιχεία που δεν ανήκουν στον διαγωνιζόμενο ή / και τα οποία υπόκεινται σε δικαιώματα τρίτων, τότε μόνο ο συμμετέχων είναι υπεύθυνος για τη λήψη, για την υποβολή της φωτογραφίας στο διαγωνισμό και για οποιαδήποτε άδεια ή συναίνεση που είναι αναγκαίες για να επιτραπεί η έκθεση και η χρήση της φωτογραφίας από τουε φορείς αυτού του διαγωνισμού.
Οι συμμετέχοντες συμφωνούν επίσης (α) να δεσμεύονται από αυτούς τους Επίσημους Κανόνες και (β) ότι οι αποφάσεις των κριτών είναι οριστικές για όλα τα ζητήματα που σχετίζονται με το διαγωνισμό. Σε περίπτωση που η συμμετοχή επιλεγμένου νικητή οποιουδήποτε βραβείου, κριθεί άκυρη σύμφωνα με τους επίσημους κανόνες ή αρνηθεί το βραβείο, το βραβείο θα παρακρατείται και θα απονέμεται σε άλλο συμμετέχοντα σύμφωνα με την απόλυτη διακριτική ευχέρεια της διοργανώτριας αρχής. Η τελευταία διατηρεί το δικαίωμα να κάνει αλλαγές στους παραπάνω όρους του διαγωνισμού, ανά πάσα στιγμή χωρίς προηγούμενη ειδοποίηση.